De ABC-classificatie

Introductie
Voorraadoptimalisatie is de kunst om zoveel mogelijk omzet uit je voorraad te halen met de minst mogelijke kosten. Hiervoor zijn heel wat dingen nodig. Zo moet je een accurate voorspelling van je toekomstige afzet proberen te maken (een zogenaamde “demand forecast”), je masterdata goed beheren en een voorraadstrategie uitkiemen. Dit en veel meer vraagt veel resources. Zowel van je systemen, maar zeker ook van je mensen. Onderzoek toont aan dat het goed uitvoeren van voorraadoptimalisatie slechts voor een 200 tot 300 tal artikelen kan, per planner/analist. Je kan gelijk even de rekensom maken voor je eigen bedrijf: hoeveel personen zijn bezig met het voorraadbeheer en hoeveel unieke producten (zogenaamde SKU’s) zitten er in je assortiment? Bij veel bedrijven ligt die ratio ver boven de 300.

Grote assortimenten zijn dan ook een gesel voor bedrijven. Met name omdat het onmogelijk is om effectief en efficiënt voorraadbeheer te doen voor alle producten in het assortiment. Het gevolg is dat je keuzes moet gaan maken: in welke producten steek ik mijn tijd? Vaak wordt deze keuze verkeerd gemaakt en leidt dit tot drukke dagen met minder resultaat dan verwacht wordt van het management. De ABC-classificatie is een tool die hier een oplossing kan bieden. In deze wiki leren we je alles over deze classificatie.

De incrementele marge analyse
Als we prioriteiten willen bepalen binnen een groot assortiment, dan kunnen we kijken naar de relatieve opbrengst per product. De absolute opbrengst van elk product wordt ook wel eens de brutomarge genoemd. Als je dit nu uitrekent per product, de producten rangschikt met de hoogste brutomarge bovenaan en vervolgens cumuleert over alle artikelen in je assortiment, dan krijg je een speciale vorm. We geven dit visueel weer in figuur 1, wat we ook wel eens de incrementele marge analyse noemen.

Wat je ziet is een zogenaamde Paretoverdeling. Een Pareto-wat? Hoor ik jullie zeggen.
De verdeling komt oorspronkelijk van de Italiaanse econoom Vilfredo Pareto, die stelde dat de rijkdom in Italië ongeveer deze verdeling had waarbij een klein deel van de mensen een groot deel van de rijkdom bezat. Later bleek dat deze verdeling verscholen zat in heel veel andere praktijksituaties. En zo ook in voorraadbeheer! Wat we zien is dat een klein aantal producten voor een groot deel van de totale brutomarge zorgen. Het befaamde Paretoprincipe stelt dat dit ruwweg een 80-20 regel volgt, waarbij 20% van je producten 80% van je totale brutomarge genereert. Maar dit is slechts een regel en verschilt per bedrijf. Het is dus interessant om deze analyse ook eens te doen voor je eigen bedrijf.

Hoe dan ook vertelt deze analyse dat sommige producten meer aandacht verdienen dan anderen. Je wilt namelijk niet al je tijd steken in producten die relatief weinig opbrengen. Want het genereren van deze brutomarge kost ook geld namelijk. En kijk even mee als we deze kost gaan meenemen in onze analyse. We doen dit in figuur 2.

In figuur 2 hebben we de vaste kosten meegenomen in onze incrementele marge analyse. Hierbij hebben we vaste kosten evenredig toegewezen aan elk product. Dit impliceert dat je met elk product evenveel tijd bezig bent in je dagdagelijkse werk. Maar is dit wel zo? Vaak zijn het de artikelen die weinig opbrengen net diegene waarmee je het meeste bezig bent. Dit zijn artikelen die onregelmatig zijn in hun verkoop en dus ook moeilijk te voorspellen zijn. Dit geeft veel onzekerheid en onzekerheid vraagt dan weer veel aandacht. Dit zijn de welgekende “brandjes” die elke dag geblust moeten worden. We gaan er nu toch even vanuit dat we evenveel tijd kwijt zijn aan elk product en kijken vervolgens naar de nettomarge dat er dan per product wordt opgeleverd. Dit visualiseren we in figuur 3 door de vaste kosten af te trekken van de brutomarge.

We zien nu het fenomeen van grote assortimenten. Of beter gezegd: “de vloek van grote assortimenten”. Zo is het in de realiteit dat veel producten in je assortiment een negatieve nettomarge hebben, of anders gezegd: verlieslatend zijn!

Er zijn verschillende oplossingen voor deze vloek. Eén oplossing is om de verlieslatende producten niet meer aan te bieden. Echter is dit vaak geen optie omdat bedrijven net bekend staan om een “compleet assortiment”. Of je dit kan doen, hangt dus sterk van je strategie af. Amazon bijvoorbeeld, is begonnen met de strategie om het assortiment te beperken tot producten die “hard lopen” en veel marge opleveren. Een andere oplossing, dat wél elk bedrijf kan doen, is prioriteiten stellen door je producten te classificeren. Enter: de abc-classificatie.

De ABC-classificatie
Ondanks de 80-20 regel niet exact geldt voor elk bedrijf, kan het natuurlijk wel gebruikt worden als simpele regel om te classificeren. Kijk even naar figuur 4 hiervoor. Hier hebben we een verticale lijn getrokken waarbij er 20% van het assortiment geselecteerd wordt dat voor ongeveer 80% van onze totale brutomarge zorgt. Om de overige 80% van de producten nog verder te classificeren, trekken we ook een lijn aan de helft van het assortiment. Volgens het Paretoprincipe genereert 50% van het assortiment nog slechts 5% van de totale brutomarge. Uiteindelijk krijg je 2 splitsingen wat leidt tot 3 verschillende groepen producten:

1. Je A-producten: de top 20% producten die in de regel 80% van je totale brutomarge genereren.
2. Je B-producten: de volgende 30% producten die in de regel 15% van je totale brutomarge genereren.
3. Je C-producten: de laatste 50% producten die in de regel slechts 5% van je totale brutomarge genereren.

Dit is de ABC-classificatie en wordt weergegeven in figuur 5.

Met deze classificatie kan er vervolgens in de praktijk prioriteit gelegd worden op voornamelijk de A-producten. Deze verdienen de aandacht van de organisatie. De C-producten zijn de producten die vaak om je aandacht vragen, maar het niet verdienen. Hier wil je dus zo weinig mogelijk mee bezig zijn. Dit kan bijvoorbeeld door meer voorraad neer te leggen en enkel periodiek te gaan kijken of ze moeten bijbesteld worden. Dit vermijdt het continue “brandjes blussen”. Als dit een te dure bedoeling wordt, dan moet je je afvragen of je de dure C-producten überhaupt in je kernassortiment wil hebben. Je B-producten vallen er een beetje tussenin. Dit zijn producten waarvoor je het voorraadbeheer zoveel mogelijk wilt optimaliseren en enkel gaat ingrijpen wanneer er iets exceptioneels gebeurt. Management by Exception dus.

Andere criteria en de XYZ-classificatie
Bij het maken van de ABC-classificatie hebben we gekeken naar de marge dat elk product oplevert. Dit kan voor jouw bedrijf niet de beste indicator zijn voor hoe belangrijk een product is. Misschien zijn het aantal orderlijnen belangrijker, of de absolute afzet. Goed nieuws, want de ABC-classificatie is niet gelimiteerd tot enkel marge: je bent vrij om te kiezen welk criterium je meeneemt. Het is belangrijk dat je goed nadenkt over welk criterium je wilt meenemen in deze classificatie. Ook meerdere criteria kunnen gebruikt worden. Je maakt dan meerdere ABC-classificaties en combineert ze tot een nieuwe classificatie. Het advies is wel om dit aantal te beperken tot maximum twéé, aangezien de differentiatie anders te groot wordt en het een groot deel van zijn efficiëntie mist. Een classificatie met twéé criteria wordt ook wel een XYZ-classificatie genoemd. Hierbij maak je een ABC-classificatie voor beide criteria en combineer je ze zoals in onderstaande figuur. De figuur toont een XYZ-classificatie waarbij we de criteria marge en aantal orderlijnen gebruiken.

Geschreven door: Steven Pauly, R&D Scientist, Slimstock.
Linkedin: https://www.linkedin.com/in/steven-pauly/